Vejledninger - Generelle indstillinger

Under 'Generelle indstillinger' har du mulighed for at ændre en række generelle indstillinger for bookingsystemet. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter på 'Opdater' i bunden af siden.

Ved at trykke på den lille pil til højre kan du se og ændre indstillingerne i den pågældende kategori.

Under 'Firmaoplysninger' er dine firmadata oplistet og du har mulighed for at ændre i dem. Du har også mulighed for at abonnere på GECKO Bookings nyhedsbrev og dermed modtage den nyeste information om f.eks. nyudviklede funktioner. Som udgangspunkt er feltet 'Jeg vil gerne modtage GECKO Nyhedsbrev' markeret, men hvis du ikke ønsker at modtage nyhedsbrevet, skal du blot fjerne markeringen. Du kan også vælge mellem, hvorvidt du ønsker at modtage nyhedsbrevet på din firma e-mailadresse eller om du ønsker at modtage nyhedsbrevet på en anden adresse, f.eks. din private e-mail.

 Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Under 'Generelle systemindstillinger' har du mulighed for at ændre følgende systemindstillinger:

• Dage frem: Indtast, hvor mange dage frem i tiden der kan bookes. Det første felt indikerer, hvor mange dage frem kunder må booke tider online, mens sidste felt indikerer, hvor mange dage frem, der må bookes via kvik book. Som standard er systemet indstillet til 31 dage frem, men det vil ofte være nødvendigt at ændre dette – i hvert fald i kvik book.
• Plusdage: Indstil, hvor tæt på dags dato der kan bookes. Det første felt indikerer, hvor tæt på dags dato dine kunder må booke tider online, mens sidste felt indikerer, hvor tæt på dags dato, der må bookes via kvik book.
  • Skriv '0', hvis dine kunder skal kunne må booke en aftale, der finder sted dags dato. Tryk på 'Opdater' og marker den nu viste tjekboks 'Må booke dags dato?', hvis kunder må booke tid på dagen uden varsel.
  • Skriv '1', hvis dine kunder i dag kun kan booke en aftale, der foregår imorgen - alså om 1 dag.
  • Skriv '2' eller derover, hvis dine kunder kun må booke en aftale, som foregår om 2 eller flere dage.
• Sletdage: Indstil, hvor tæt på dags dato kunder må slette deres booking online. Du skal indtaste, hvor mange dage der minimum skal være til kundens booking.
  • Skriv '0', hvis der ingen begrænsninger skal være. Tryk på 'Opdater' og et minutfelt bliver synligt. Du kan her indstille ned til sidste minut, hvor tæt på bookingen, kunden må slette.
  • Skriv '1', hvis kunden senest må slette bookingen dagen før udførslen.
  • Skriv '2' eller derover for at angive det antal dage op til bookingen, hvori denne ikke må slettes.
• Ret tid: Bestem, hvorvidt det skal være muligt for dine kunder at ændre tidspunkt/dato for deres bookinger online. Hvis du markerer denne boks, fremkommer flere felter, hvori du kan bestemme, hvor mange dage eller minutter før bookingen kunden må ændre tidspunktet/datoen for bookingen. Bemærk, at kunden ikke har mulighed for at ændre, hvilke(n) ydelse(r) der er booket, men kun tidspunktet.

Bemærk! Dage indikerer en hel dag fra 00-24, hvorimod minutter indikerer minutter op til bookingen. Dvs., at hvis bookingen ligger kl. 15.00 om torsdagen, og sletdage/ret tid er indstillet til at være 1 dag, så må kunden slette/rette bookingen om onsdagen inden 23.59. Hvis sletdage/ret tid derimod er indstillet til 24 timer omdannet i minutter - altså 1440 minutter - så må kunden kun slette/rette bookingen til og med 14.59 om onsdagen, da midnatskiftet ingen indflydelse har på minutter.
Vi råder derfor altid vores kunder til at indstille efter minutter, da der så er tid til at få udfyldt fx en morgenbooking, da denne så ikke kan slettes sent aftenen før - på denne måde møder du altså ikke ind til en aflyst tid.

• Vis login i top på alle sider: Ved at aktiverer denne vil kunden hele tiden kunne se sit login i toppen af siden.
• Kundelogin via brugernavn/kode: Her kan du tilbyde dine kunder loginmulighed ved brugen af brugernavn og adgangskode. Der kan benyttes flere forskellige brugernavne; din e-mail, dit mobilnummer, dit CPR-nr. eller dit kundenummer. 

Bemærk! Når du har angivet hvilke loginmuligheder der skal gælde for dine kunder, skal du gå til 'Indstillinger' -> 'Tekster' og trykke på 'Ret småtekster'. Hvis du har valgt e-mail, CPR-nr. og mobil skal disse skrives i feltet ud for 'E-mail' under 'Login'. Når kunden skal logge ind, vil der så stå 'E-mail/CPR-nr./Mobil' hvilket indikerer at han/hun kan benytte alle tre slags som brugernavn til at logge ind. 

• Kunde login via …: Tilbyd dine kunder flere forskellige loginmuligheder. Hvis du f.eks. aktiverer Facebook login, vil dine kunder kunne logge ind med deres profil og derved slippe for at skulle huske på forskellige koder.
  Bemærk! Kun offentlige virksomheder kan p.t. tilbyde login med NemID. Kontakt GECKO Booking for at få NemID tilføjet til din konto. Ved afkryds af 'Kunden skal have NEM-ID' påtvinger du dine kunder til at skulle logge ind med NEM-ID.
• Log ind først - før tidsvalg: Aktiverer du denne funktion, vil dine kunder skulle logge ind for at kunne vælge tid. Under denne funktion har du følgende muligheder:
  • Besøgende kan selv oprette sig: Bestem, hvorvidt besøgende på din hjemmeside kan oprette sig som bookingbrugere ved at bestille en personlig kode. Hvis du ønsker, at kunder skal være oprettet i systemet for at kunne booke online skal du slå denne funktion fra. Funktionen er som default slået til.
  • Aktiver egen adresse: Ved at markere denne boks er det muligt at oprette sig som bookingbruger i din hovedkundegruppe - dvs. dit firma. Inaktiver denne funktion, hvis besøgende ikke selv må oprette sig som brugere, eller hvis du kun tilbyder firmabooking.
  • Aktiver kundegruppe ”opret kode”: Ved at markere denne boks er det muligt at oprette sig som bookingbruger ved hjælp af en tildelt kode. Hvis du f.eks. har flere kundegrupper, der repræsenterer flere firmaordninger, kan det være en fordel at give disse en unik kode til online booking. Denne unikke kode kan deles ud til firmaets medarbejdere, som herefter selv opretter sig i systemet. Denne funktion uddybes i den separate vejledning Firmaordninger.
  • Aktiver kundegruppevælger: Ved at aktivere denne funktion kan dine kunder (hvis du gør brug af flere kunderguppe) frit vælge, hvilken kundegruppe han/hun bliver oprettet i. Hvis dit eget firma også skal kunne vælges, aktiveres 'inkl. egen adresse'. Hvis du ikke ønsker, at alle kundegrupper skal kunne vælges, fjern da markering i 'vis alle kundegrupper' og vælg, hvilke kundegrupper, der skal kunne vælges i kundegruppevælgeren.
• Log ind efter tidsvalg, på bekræft booking siden: Aktiverer du denne funktion vil dine kunder kunne vælge tid før de skal logge ind. Under denne funktion har du følgende muligheder:
  • Vis login i top på alle sider: Ved at markere denne boks vil man altid kunne se, hvem man er logget ind som i toppen af siden.
  • Vis opret ny bruger: Her gælder samme som ved 'Aktiver kundegruppe ”opret kode”'.
  • Vis login: Her kan du vælge, at brugerne kan se deres login. Under 'aktiver opret bruger' kan du vælge, at dine kunder kan oprette en bruger. Under 'aktiver glemt kodeord' kan du gøre det muligt for kunden at få tilsendt et nyt kodeord, hvis de skulle have glemt det.
  • Vis mellemside hvor kunde kan vælge mellem opret eller log ind: Hvis denne er valgt, kan dine kunder nu vælge om de er eksisterende kunde eller ny bruger.

Det er også muligt at deaktivere login. Dvs. at du kan give dine kunder tilladelse til kun at kunne logge ind med e-mail. Her tages højde for om der allerede er en profil oprettet på mailen. Hvis dette ønskes skal du kontakte supporten.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!   

Under 'Notifikationer' har du mulighed for at ændre dine notifikationsindstillinger, dvs. indstillinger, der angår de e-mails og SMSer du sender. Du har her følgende muligheder:

• E-mail påmindelser: Du har mulighed for at sende en påmindelse til kunden om dennes aftale X timer før aftalen via e-mail. Du har mulighed for at sende i alt to automatiske påmindelser til kunden, og du kan selv bestemme, hvor lang tid før kundens aftale, de skal sendes. Påmindelsesfunktionen aktiveres ved at markere tjekboksen ud for den eller de ønskede e-mails. Husk at indstille hvor lang tid før e-mailen skal sendes. Tryk herefter 'Opdater' og påmindelsesfunktionen er nu aktiveret! Du har mulighed for at ændre den e-mail kunden modtager under 'Tekster' (Se Tekster for mere information).
• Dagsoversigt: Du har mulighed for at modtage en oversigt over de bookinger, der er foretaget på den følgende dag. Dagsoversigten sendes til den eller de indtastede e-mailadresser omkring kl. 01:00 om natten, så den ligger klar om morgenen. Marker boksen 'Dagsoversigt', indtast den eller de e-mailadresser som dagsoversigten ønskes modtaget på (adskil med komma (,)) og tryk 'Opdater'. Dagsoversigtfunktionen er nu aktiveret! Ved at trykke på 'Send nu', vil du modtage en oversigt over dagens bookinger med det samme. 
• SMS afsender: Du kan her indtaste et mobilnummer eller et navn som de SMS'er, der bliver afsendt via GECKO Booking, får som afsenderinformation.
• SMS påmindelse 1 og 2: Du har mulighed for at sende enten en eller to påmindels(er) til kunden om dennes aftale X antal timer før aftalen via SMS. Du kan f.eks. vælge at sende en påmindelse pr. SMS til kunden allerede 24 timer før aftalen og følge op med en ny SMS f.eks.1 time før. SMS påmindelsesfunktionen aktiveres ved at markere tjekboksen og indstille hvor lang tid før SMS'en skal sendes. Tryk herefter 'Opdater' og påmindelsesfunktionen er nu aktiveret! Du har mulighed for at ændre indholdet af den SMS kunden modtager under 'Tekster' (Se Tekster for mere information).
• Send SMS-påmindelse 1 og 2 til: Du har mulighed for at aktivere de enkelte ydelser på dine sms-påmindelser, således at bestemte ydelser står til at generere en sms-påmindelse 1, mens andre generer sms-påmindelse 2. Du kan altså vælge alle ydelser eller fjerne fluebenet og derved udvælge de enkelte ydelser, som du ønsker skal sende den pågældende sms-påmindelse. 
• Begræns SMS påmindelser: Ved at markerer dette felt kan du begrænse SMS påmindelser. Du har her to muligheder: 1) du kan begrænse til specifikke kundegrupper, og 2) du kan begrænse således, at der kun vil blive sendt en påmindelse om kundens første booking den pågældende dag.
• Send kode: Du kan tillade, at dine kunder kan få tilsendt deres kode via SMS ved at markere boksen 'Aktiver kode pr. sms ved opret / glem pw.'. Samtidig kan du vælge om koden altid skal sendes som både SMS og e-mail (Marker 'Send altid til både sms og e-mail') eller om kunden kan vælge hvorvidt han/hun ønsker en SMS eller en e-mail med koden (Marker 'Lad kunden vælge sms/e-mail').
• SMS bekræftelse: Du har mulighed for at sende en bekræftelse på SMS, når en kunde har gennemført en booking online. SMS bekræftelsesfunktionen aktiveres ved at markere tjekboksen og herefter trykke 'Opdater'. Bekræftelsesfunktionen er nu aktiveret! Du har mulighed for at ændre den SMS kunden modtager under 'Tekster' (Se Tekster for mere information).
• SMS kø: Du har her mulighed for at indstille et tidsinterval, hvori SMS påmindelser ikke udsendes til dine kunder. Når udgangen af dette interval er nået, sender systemet automatisk de SMS'er, der er blevet lagt i kø - Altså de SMS'er der skulle have været sendt i det indtastede interval. Denne funktion kan bruges til at sikre, at dine kunder ikke modtager SMS'er midt om natten, hvis du har aktiveret automatiske SMS påmindelser eksempelvis 3 timer før aftalen. Det indtastede interval kunne f.eks. være 23:00 til 6:30. Glemt kode og andre SMS services, der kræver, at dine kunder modtager SMS med det samme, berøres ikke af denne funktion.

Bemærk at SMS kun kan sendes, når SMS-modulet er aktiveret. Modulet er gratis, og du betaler kun per udsendt SMS. Alle afsendte SMS'er arkiveres i en SMS-log, som du kan se ved at klikke 'Vis SMS-log' (Se SMS for mere information).

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Under fanebladet 'Infobokse' kan du aktivere op til tre infobokse der, når de er slået til, vises i højre side af bookingsystemet. De tre bokse er 'Aktiv kunde' , 'Sidste 5 kunder'  (de sidste 5 kundeprofiler du har været inde på) og 'Dagens aftaler'. Rækkefølgen hvorpå de tre bokse fremgår på siden kan prioriteres ved at indsætte tal under 'Prioritet'. Derudover skal de sættes aktive under 'Active'. Du kan også trykke på 'Ret' hvorefter du vil blive sendt til en ny side hvor du kan rette layoutet på hver enkelt boks. 

Boksen 'Aktiv kunde' vil være aktiv på følgende sider: Nyheder, Kvikbook, Kalender (simpel, avanceret, avanceret 2.2, månedsvisning, ressourcekalender), Kasse, Kundekort og Booking konkret. Boksene 'Sidste 5 kunder' og 'Dagens aftaler' vil være synlige på alle sider i systemet. 

Fælles for alle infoboksene er at du under 'Ret' kan sætte den aktiv, ændre prioriteten samt indsætte en tekst i både toppen og bunden af boksen. Der er derudover nogle rettelser der er særlige for hver enkelt boks og som har betydning for hvordan denne ser ud og hvilke informationer der er synlige. 

Du kan under 'Ret' ud for 'Aktiv kunde' rette følgende: 

​

• Layout kundeinformation: Her kan der rettes i den kundeinformation som er synlig i boksen. I denne boks kan du benytte erstatningskoden [EDITIMPORTANTNOTE] for at indsætte en tekstboks i infoboksen med den vigtige note om kunden samt en 'gem'-knap til at opdatere noten.
• Layout pr. aftale: Her kan der rettes i den information der er tilgængelig omkring selve bookingen. Herunder bl.a. tiden, dato og ydelse.   

Du kan under 'Ret' ud for 'Sidste 5 kunder' rette følgende:

• Antal kunder: Her kan du angive det antal kunder du ønsker det skal være muligt at se i boksen. Du kan angive mere eller mindre end de 5 der står der som udgangspunkt.
• Layout pr. kundelinje: Her retter du selve layoutet, dvs. hvordan navnene på kunderne står i boksen. 

Under 'Ret' ud for 'Dagens aftaler' kan du rette følgende:

• Layout pr. aftale: Her kan du rette layoutet for selve boksen, dvs. indsætte erstatningskoder der indsætter information om selve bookingen, f.eks. tid og ydelsesnavn. 
• Bookingstatus - filter: Her kan du filtrere dagens aftaler baseret på deres bookingstatus. Det betyder du ved at krydse af ved en bookingstatus f.eks. 'Kunde er ankommet', kan skjule disse konkrete bookinger fra 'Dagens aftaler'-oversigten.

Når du har rettet infoboksene, så de opfylder dine krav, vil de være synlige i dit system. Det vil se således ud:

Infoboks 'Aktiv kunde': Nederst til højre i denne boks ses en knap 'd.d' der, når der trykkes på den, indsætter initialer for den der er logget ind samt dags dato. Markøren sættes efter det indsatte tekst, så man er klar til at skrive noten.

Infoboks 'Dagens aftaler': Her er det muligt at vælge flere kalendere til visningen uden at skulle vælge mellem alle eller én. Du kan krydse de ønskede kalendere af i dropdown menuen under 'Kalendere', og så er det kun disse der vises. Derudover kan du vælge at vise alle eller udvalgte kalenderes bookinger i kronologisk rækkefølge. Tryk på de tre lodrette prikker til højre for dropdown menuen og sæt kryds i 'Vis kronologisk'. Der vises dermed ingen kalendernavne i visningen, men kun bookinger som er sorteret kronologisk (ud fra starttidspunkt).

Du kan se mere om erstatningskoderne der kan anvendes til at indsætte information om en kunde eller en konkret booking.