Vejledninger - Indstillinger

Du kan ændre indstillingerne for den enkelte kundegruppe ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter på 'Opdater' i bunden af siden.
Mange af indstillingerne er kun relevante, hvis du benytter dig af flere kundegrupper til firmaordninger. Indstillinger, der kun er relevante for firmaordninger, uddybes i den separate vejledning  Firmaordninger. Indstillinger, der kun er relevante for firmaordninger, bør ikke ændres, medmindre firmaordninger anvendes!

Ved at åbne fanebladene kan du se og ændre kundegruppens indstillinger i den pågældende kategori.

Generelt:

Under 'Generelt' har du mulighed for at ændre følgende generelle indstillinger for kundegruppen:

• Kundegruppe navn.
• Aktiv: Denne er som udgangspunkt sat som aktiv. Hvis du afmarkerer denne, kan du gør du en kundegruppe inaktiv. Kunderne deri vil så ikke længere modtage nyhedsbreve og påmindelser og det vil heller ikke være muligt at søge efter dem i dit system. BEMÆRK! Du kan IKKE inaktivere dine primære kundegruppe. Læs her yderligere information om hvad der ellers påvirkes, hvis en kundegruppe gøres inaktiv. 
• Beskrivelse: Indtast en beskrivelse af kundegruppen, der kan indsættes i e-mails ved hjælp af koden [KUNDEGRUPPEBESKRIVELSE].
• Kundegruppe ”Opret kode”: Kun relevant i forbindelse med firmaordninger.
• Online booking - Side 1 - kundegruppevælger: Bestem, hvilke kundegrupper, kunderne i denne kundegruppe skal have adgang til i kundegruppevælgeren. Du kan vælge, at alle dine kundegrupper skal være tilgængelige i kundegruppevælgeren, eller at kun udvalgte kundegrupper skal kunne vælges. Bemærk, at dette kræver, at du har aktiveret kundegruppevælgeren (se Front-end. Side 1 - logget ind for mere information).
• Arbejdstider, ydelser og ekstra felter: Bestem, hvorvidt kundegruppen skal have egne arbejdstider, ydelser og ekstra felter eller om de skal være lig en anden kundegruppe. Som udgangspunkt har kundegruppen egne arbejdstider, ydelser og ekstra felter.
• Afsender navn og afsender e-mail: Indtast et afsendernavn, samt en afsenderemail. Hvis dette er indtastet sendes e-mails til kunder med denne afsenderinformation.
• Egne tidsindstillinger: Bestem, hvorvidt kundegruppen skal have sine egne indstillinger for dage frem, plusdage, sletdage og ret tid. Når du har aktiveret funktionen, fremkommer der flere felter, hvor du kan ændre tidsindstillingerne. Dette er som oftest kun relevant i forbindelse med firmaordninger.
• Kasse: Hvis der vælges en bestemt kasse her, vil der automatisk blive skiftet til den pågældende kasse, når du tilgår denne fra enten en konkret booking eller fra kundekortet og kunden tilhører denne kundegruppe. Er der ikke valgt en specifik kasse her, vil du blive overført til den sidst aktive kasse. 

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!

Hvis du vælger at gøre en kundegruppe inaktiv, som beskrevet ovenfor, så vil det have betydning flere steder i systemet. For det første vil det betyde at der ikke længere vil sendes følgende til en kunde der ligger i en inaktiv kundegruppe:

• E-mails og SMS-påmindelser 
• Marketingtriggers 
• Nyhedsbreve
• Genindkald 

Derudover vil der ikke længere blive gennemført autotrækninger for en kunde der ligger i en inaktiv kundegruppe. 

For det andet vil der på selve kundegruppeoversigten og kundekortet også være ændringer. Hvis du inaktiverer en kundegruppe, vises denne for sig selv på en liste under de aktive kundegrupper. 

På kundekortet vil der under 'Kunde information' stå hvis den kundegruppe kunden tilhører en inaktiv gruppe. Dette vil være indikeret med 'Inaktiv'.  

For det tredje vil kunder i en inaktiv kundegruppe have begrænsede loginmuligheder. De vil nemlig ikke længere kunne logge ind. 

Kundebooking:

Under 'Kundebooking' har du mulighed for at ændre følgende indstillinger, der er relevante for kundernes booking:

• Max antal bookinger: Bestem, hvor mange aktive reservationer en kunde må have. Aktiver funktionen ved at markere 'Max antal bookinger' og angiv et maksimum for, hvor mange bookede tider en kunde må have på samme tid. Du kan samtidig indtaste den tekst, der vises til kunden, når dette antal er nået.
• Max antal bookinger pr. dag: Bestem her, hvor mange aktive reservationer en kunde må have pr. dag. Aktiver funktionen ved at markere 'Max antal bookinger pr. dag' og angiv et maksimum for, hvor mange bookede tider en kunde må have på samme dag. Du kan altså f.eks. beslutte at kunderne kun skal have mulighed for at booke én tid pr. dag. 
• Vis pris og varighed: Vælg om prisen og varigheden af ydelser og tillægsydelser skal vises til kunden. Selvom du kan ændre disse indstillinger ligegyldigt om du benytter dig af firmaordninger eller ej, anbefales det som hovedregel, at du kun foretager ændringer, hvis du anvender firmaordninger.
• Eksisterende bookinger: Vælg, hvilke oplysninger kunden kan se om sine eksisterende bookinger, når han/hun er logget ind i online booking, samt hvorvidt han/hun må rette i udfyldte tredelte skemaer. Bemærk, at brugen af tredelte skemaer kræver, at spørgeskemamodulet er tilkøbt.
• Ældre reservationer: Vælg om kunden skal kunne se sine tidligere reservationer, når han/hun er logget ind.
• Vis alle bookinger til kundegruppe: Kun relevant i forbindelse med firmaordninger.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!

Venteliste:

Under 'Venteliste' kan du vælge de informationer kunden skal indtaste når han/hun tilmelder sig ventelisten. Du kan aktivere, at kunden skal angive en periode samt tidsinterval, som han/hun ønsker behandlingen skal være inden for.  Derudover kan du vælge at tilføje et kommentarfelt, hvor kunden kan skrive eventuelle bemærkninger, samt at kunden skal bekræfte tilmeldingen.

• Automatisk venteliste: Ved at aktivere automatisk venteliste, vil der automatisk blive udsendt en email/sms til kunder på ventelisten, når en anden kunde sletter en booking, som matcher tiden.

Kundegruppelogin:

Under 'Kundegruppelogin' kan du ændre følgende indstillinger, der giver mulighed for at benytte et kundegruppelogin:

• E-mail + kode: Kun relevant i forbindelse med firmaordninger.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!

Kundegruppetæller:

Under 'Kundegruppetæller' kan du ændre følgende indstillinger, der giver mulighed for at benytte en kundegruppetæller. Bemærk, at denne funktion som udgangspunkt kun er relevant, hvis du benytter dig af firmaordninger.

• Aktiver kundegruppetæller: Aktiver brugen af en kundegruppetæller, der indebærer,  at alle kunder i kundegruppen tildeles et bestemt antal bookinger, hvor, at når disse er opbrugt, kan kunden som udgangspunkt ikke booke flere tider. Kundens antal bookinger vil automatisk tælle ned for hver behandling han/hun booker uanset, hvilken ydelse der bookes.
• Default antal bookinger: Indtast det antal bookinger, hver kunde tildeles ved oprettelse.
• Nulstil alle kunder til default: Nulstille antallet af klip og derved opfyld alle kundegruppens konti med bookinger igen.
• Book hvis overskredet: Bestem, hvorvidt kunder må booke selvom han/hun ikke har flere bookinger tilbage ved (marker for 'ja'). Hvis denne funktion er aktiveret, vil kundens antal bookinger gå i minus, hvis han/hun booker videre efter bookinger er opbrugt.
• Overskredet tekst: Indtast den tekst, kunden vises, hvis der ikke er flere bookinger tilbage. Teksten kan f.eks. indeholde en besked om, at kunden ikke kan booke flere ydelser eller at fremtidige bookinger vil skulle betales på egen hånd.
• Kundegruppebookinger tilbage: Se antallet af tilbageværende bookinger samlet for alle kunder i kundegruppen. Du kan altid se antallet af bookinger en enkelt kunde har tilbage på den enkelte kundes profil.​
  Hvis en booking slettes - både back-end (hvis slettes samme dag) og front-end (inden for den tilladte tid for sletning), så tildeles kunden sit "klip"/antal af bookinger tilbage. Hvis bookingen derimod ikke slettes samme dag, så kommer der altså ikke et "klip" retur. Dette skal tildeles manuelt på kundens profil. 

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring.

Online betaling:

Under 'Online betaling' har du følgende muligheder:

• Aktiver online betaling: Hvis du har tilkøbt online betaling-modulet kan du aktivere online betaling for denne kundegruppe.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!

Masseret kunder:

Under denne fane har du følgende to muligheder:

Under 'Flyt alle kunder til' kan du flytte samtlige kunder i den pågældende kundegruppe over til en anden kundegruppe. 

En anden mulighed er at markere alle kunder i en kundegruppe med en specifik markering. Det gør du ved at vælge den ønskede markering i drop-down-menuen. Hvis de ikke skal beholde markeringen i den nye gruppe vælger du 'Afmarker alle'.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme ændringerne.

Dokumenter:

Under sidste fane har du følgende muligheder:

Ved at markere i 'Aktiver dokumenter' kan du give dine kunder lov til at se de dokumenter du har oprettet. Dem opretter du via 'Indstillinger' -> 'Dokumenter'. Vælg derefter 'Interessant typen'. Denne refererer til den kontaktperson der skal have adgang til at lave ændringer i et dokument. Ydermere kan du autooprette dokumenter, så disse bliver oprettet automatisk én gang om dagen. Du kan vælge et dokument i dropdown-menuen, beslutte om det skal oprettes én gang eller gentagende og derefter tilføje det. Nederst på siden vil du kunne se de dokumenter, som du har tilføjet til den specifikke kundegruppe.