Vejledninger - Arbejdstider

Arbejdstider er dit redskab til at bestemme hvilke tider, dine kunder må booke i din kalender. 

For at oprette arbejdstider vælges 'Arbejdstider' ud for den ønskede kalender på kalenderoversigten og derefter 'Ret arbejdstider'. Tryk derefter på den blå knap 'Opret ny arbejdstid'. 

Herefter skal der defineres

• arbjdstype (hvis Kasse-modulet er tilkoblet).
• evt. periode, hvis arbejdstiden skal være begrænset.
• dag(e).
• tidsrum.

Opret arbejdstider, der er generelt gældende
For at oprette arbejdstider, der er generelt gældende, skal du vælge den eller de ugedage, som arbejdstiden skal gælde for, samt vælge det tidsrum, hvori arbejdstiden skal oprettes.

Ugedage
Ugedage er som default ikke markeret. Til højre finder du to links til at vælge ugedage med:

• Alle dage vælger alle dage.
• Hverdage vælger kun hverdage.

Tidsrum
Mht. tidsrum skal du her indtaste de ønskede arbejdstider. Du kan også lave forskellige intervaller, hvor intervallerne f.eks. kan bruges til at indsætte en fast pause, såsom frokost med interval 1 fra 09:00-12:00 og interval 2 fra 12:30-16:00. For at oprette arbejdstiden er det kun nødvendigt at lave ét interval. Tryk på knappen 'Opret arbejdstid', og arbejdstiden er oprettet!

Arbejdstiden kan nu ses under 'Eksisterende arbejdstider', hvor du kan tilføje flere arbejdstider, hvis dette ønskes. Under 'Eksisterende arbejdstider' kan du også slette den oprettede arbejdstid ved at markere 'Slet' ud for den pågældende arbejdstid, og derefter trykke på 'Opdater'.

Bemærk! Helligdage kan ikke redigeres.

Opret arbejdstider, der kun gælder i en bestemt periode.
Du har også mulighed for at oprette en arbejdstid med en periodebegrænsning, f.eks. hvis du i en periode holder ekstraordinært åbent om aftenen. For at oprette en periodebegrænset arbejdstid skal du markere boksen 'Periodebegrænsning', indtaste den periode som arbejdstiden skal gælde for, og herudover blot følge ovenstående procedure.

Arbejdstider specificeres per kundegruppe. Du kan derfor sætte f.eks. mandag af til en kundegruppe og resten af ugen af til en anden kundegruppe. Se kundegrupper for mere information.

Kopier arbedjstid
Hvis du ønsker at kopiere arbejdstiderne fra en kalender til en anden, kan du klikke på 'Gem' i bunden af siden. Oplysningerne hentes igen ved at klikke på 'Indsæt gemt' under en anden kalenders arbejdstider.

Søg arbejdstid
Under 'Eksisterende arbejdstider' kan du se en oversigt over alle de arbejdstider, der er oprettet for denne kalender. Hvis du har oprettet mange arbejdstider, kan det være svært at overskue, hvilke arbejdstider, der har indflydelse på en bestemt dag. Du har derfor mulighed for at søge på bestemte dage eller en bestemt periode ved at indtaste perioden eller datoen ved 'Søg dato', og tryk på 'Opdater visning'. Du vil nu kun få vist arbejdstider, der har indflydelse på den søgte dato/periode. Du kan også vælge kun at vise aktive arbejdstider, dvs. arbejdstider, der er gældende fremadrettet, hvorfor f.eks. en overstået periodebegrænset arbejdstid ikke vil blive vist.

Rediger arbejdstider

Du har mulighed for at redigere de oprettede arbejdstider ved at trykke 'Ret' ud for den arbejdstid, du ønsker at ændre.

Du har mulighed for at foretage følgende ændringer:

• Periodebegrænsning: Begræns, hvilken periode, arbejdstiden skal gælde for.
• Ugedag(e): Bestem, hvilke ugedage, arbejdstiden skal gælde for.
• Må bookes: Bestem, hvorvidt arbejdstiden skal være tilgængelig for kunderne i online booking (flueben ved 'Aktiv kundebooking') og hvorvidt arbejdstiden skal være tilgængelig for intern booking (flueben ved 'Aktiv Kvikbook'). Som udgangspunkt vil en oprettet arbejdstid være tilgængelig for både kundebooking og kvikbooking.

Eksempel: Hvis du ønsker at have en time efter almindelig lukketid, hvor kun du kan booke tider, kan du oprette en arbejdstid for denne time, hvor du fjerner fluebenet ved 'Aktiv kundebooking'. Hermed kan kun du booke tider gennem bookingsystemets kvik book-funktion.

• Prioritet: Ændr arbejdstidens prioritet – jo højere prioritet en arbejdstid har, des vigtigere er den. Dette skal forstås på den måde, at hvis der er oprettet flere arbejdstider med indflydelse på samme tidspunkt, vil den med den højeste prioritet vinde. Som udgangspunkt tildeles alle arbejdstider prioriteten '0'.

Eksempel: Du har i et bestemt tidsrum normalt kun åbent for kvikbooking, men i en bestemt uge ønsker du, at der skal være åbent for både kvik- og kundebooking i tidsrummet. I en sådan situation kan du oprette en periodebegrænset arbejdstid i den pågældende uge, hvor du noterer en højere prioritet på denne end prioriteten på den arbejdstid, der er generelt gældende.

• Tidspunkt: Ændr arbejdstidens tidspunkt.
• Gyldige uger: Vælg hvilke uger, arbejdstiden skal være gældende for. Som udgangspunkt er alle uger aktive (markeret med grøn), men du kan inaktivere bestemte uger (markeret med rød) ved at fjerne fluebenet ved de(n) pågældende uge(r). Husk at trykke 'Opdater'. Indeværende uge er markeret med grå.

Eksempel: Gyldige uger benyttes typisk ved firmaordninger, hvor man har indgået en aftale om ydelser f.eks. hver anden uge.

Gyldige uger genbruges ved årsskifte medmindre arbejdstiden er periodebegrænset.

Bemærk! Selvom du har oprettet en periodebegrænset arbejdstid, vil alle uger være vist som gyldige. Dette har dog ingen betydning, idet det er periodebegrænsningen, der tages udgangspunkt i.

Lukket pga. ferie
Ved ferie bør man lukke tiderne i kalenderen ved hjælp af 'Ferie / Lukket'-funktionen under indstillinger eller ved dato udspecificeret for at sikre, at der er lukket op tværs af alle arbejdstider.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme ændringer!