Vejledninger - Udsendelse af marketingsmateriale

Med marketingsmodulet har du mulighed for at udsende marketingsmateriale til dine kunder. Marketingsmaterialet kan f.eks. være nyhedsbreve og kampagnetilbud målrettet bestemte kundegrupper. Du kan tilgå modulet på kundegruppeoversigten ved at gå til 'Kunder' i menupunktet til venstre.

Som udgangspunkt kan du kun udsende marketingsmateriale til en enkelt kundegruppe ad gangen. Du skal derfor vælge, hvilken kundegruppe materialet skal udsendes til. Dette gøres ved at trykke på 'Nyhedsbrev' under Marketing ud for den ønskede kundegruppe.

Øverst i højre hjørne kan du trykke på 'Skabeloner'. Her kan du oprette skabeloner, ligesom du kan se en oversigt over allerede oprettede skabeloner, der ligger som stanedard e-mails, du kan hente og sende, når du ønsker. Dette er relevant, hvis du ønsker at sende ens mails hver gang med samme billeder, afsnit mv. Det kunne også være, at du hver måned sender en e-mail til de kunder, der har fødselsdag i den efterfølgende måned. Her kan du oprette fødselsdagsmailen som en skabelon og nemt hente den hver gang, du skal sende e-mailen. For at oprette en skabelon skal du indtaste skabelonens navn, vælge om typen af skabelonen skal være e-mail eller SMS og til sidst vælge om du vil oprette en blank skabelon eller som en kopi af en allerede oprettet skabelon. Tryk på 'Opret skabelon', og skabelonen er nu oprettet. 

På næste side kan du skrive skabelonens emne og indhold.

Ovenstående er et eksempel på en mailskabelon. Du kan også oprette SMS-skabeloner, hvis du ønsker at sende andre nyheder eller tilbud på SMS. I så fald vil ovenstående billede se lidt anderledes ud. Du skal dog stadig give skabelonen et navn samt skrive indholdet i et lille tekstfelt. 

Du kan til enhver tid hente, ændre og slette en skabelon ved at vælge den på listen under 'Marketing skabeloner'.

Når du har skrevet dit nyhedsbrev, kan du udsende en test e-mail - eksempelvis til din egen e-mailadresse - for at se, hvordan nyhedsbrevet ser ud. Vi anbefaler, at du altid sender en test e-mail først, da du på denne måde kan undgå irriterende fejl. 

Du har nu mulighed for at søge efter de kunder, der skal modtage marketingsmaterialet. Du har to muligheder: At udsende til alle kunder eller at søge efter kunder, der opfylder bestemte kriterier.

Hvis du vil udsende marketingsmaterialet til alle kunder, markeres boksen 'Find alle kunder', hvorimod boksen 'Filtrer' kunder' vælges, hvis du kun vil udsende til kunder, der opfylder bestemte kriterier. Marker herefter det eller de søgekriterier, som du ønsker, at kunden skal opfylde for at modtage marketingsmaterialet.

Filtrene er opdelt i forskellige grupper; 'Kundeoplysninger', 'Bookinger', 'Kasse' og 'Skemaer'. Du har mulighed for at søge efter følgende:

Kundeoplysninger: 

• Bestemt kunde: Her har du mulighed for at søge direkte efter en specifik kunde.
• Kundemarkeringer: Her har du søge efter kunder, der har bestemte kundemarkeringer, og altså er blevet tildelt en ekstra status og grupperet på en bestemt måde. Det kunne f.eks. være kunder med markeringen 'Betaler hver gang'. Når du markerer denne, vil der komme en dropdown-menu frem, hvor du kan filtrere yderligere i kundemarkeringerne, når du søger efter kunder, der HAR disse kundemarkeringer. Du kan enten vælge, at alle eller blot én af de viste kundemarkeringer skal være markeret på en kunde. Du kan derfor vælge henholdsvis 'Alle skal være markeret på kunden' eller 'Bare én skal være markeret på kunden'. 
• Har ikke kundemarkeringer: Her kan du søge efter kunder, der IKKE har denne kundemarkering og dermed ikke nødvendigvis er grupperet på en bestemt måde. Her har du også mulighed for at filtrere markeringerne. Du kan vælge imellem 'Alle skal være afmarkeret på kunden' og 'Bare én skal være afmarkeret på kunden' og dermed kun søge efter kunder, der IKKE har dette/disse kundemarkeringer. 
• CPR-nummer: Du kan søge efter kunder, der står registreret med et CPR-nummer, eller kunder, der står registreret uden CPR-nummer. Bemærk, at brugen af CPR-nummer skal aktiveres under de avancerede indstillinger.
• Søg på alder: Du kan her søge efter kunder, der har en bestemt alder. Indtast den alder, kunden som minimum skal have, og den alder, kunden som maksimum skal have. Bemærk, at brugen af fødselsdato skal aktiveres under de avancerede indstillinger. 
• Født i lige/ulige år: Du kan her søge efter kunder, der er født i enten lige eller ulige år. Bemærk, at brugen af fødselsdato skal aktiveres under de avancerede indstillinger.
• Fødselsdag i periode: Du kan her søge efter kunder, der har fødselsdag i en bestemt periode. Husk at indstille perioden, da det som udgangspunkt vælges, at der kun skal søges på dags dato. Bemærk, at brugen af fødselsdato skal aktiveres under de avancerede indstillinger.
• Kunde har mobil: Du kan her søge efter kunder, der har et mobilnummer indtastet på deres profil.
• Kunde har e-mail: Du kan her søge efter kunder, der har en e-mailadresse indtastet på deres profil.
• Kunde er logget ind: Du kan her søge efter kunder, der har været logget ind i bookingsystemet. Hvis du ligeledes slår kriteriet til under 'Bookinger'- Kunde har IKKE booket tid til, kan du se, hvilke kunder, der har været logget ind i dit bookingsystem, men ikke har booket tid.
• Har ikke godkendt betingelser: Her kan du søge efter kunder, der IKKE har godkendt de betingelser, som I har oprettet via journalmodulet. Når du sætter flueben her, vil du kunne se de forskellige 'betingelser', du har oprettet. I dropdown-menuen kan du filtrere din søgning yderligere ved vælge enten 'Alle skal være afmarkeret på kunden' eller 'Bare én skal være afmarkeret på kunden', der betyder, at enten alle eller én af de fremkomne 'betingelser' skal være afmarkeret af kunden, hvis han/hun skal komme frem i din søgning. 

Bookinger:

• Kunde har booket tid til: Du kan her søge efter kunder, der har booket tid til enten en uspecificeret ydelse eller til en bestemt ydelse i en bestemt periode. Husk at indstille perioden, da det som udgangspunkt vælges, at der kun skal søges på dags dato.
• Kunde har IKKE booket tid til: Du kan her søge efter kunder, der IKKE har booket tid til enten en uspecificeret ydelse eller en bestemt ydelse i en bestemt periode. Husk at indstille perioden, da det som udgangspunkt vælges, at der kun skal søges på dags dato. Du kan søge på kunder, uanset hvilken kundegruppe de tilhører, ved at vælge muligheden 'en eller flere ydelser'.
• Kunde har booket tid i kalenderen: Du kan her søge efter kunder, der har booket tid i en bestemt kalender.
• Kunde har booket én eller flere tider: Du kan her søge efter kunder, der har booket mindst én tid hos dig.
• Kunde har aldrig booket en tid: Du kan her søge efter kunder, der er oprettet hos dig, men som aldrig har booket en tid.

Kasse:

• Kunde har købt: Du kan her søge efter kunder, der har købt mindst én vare fra en bestemt varegruppe i en bestemt periode. Husk at indstille perioden, da det som udgangspunkt vælges, at der kun skal søges på dags dato.

Skemaer:

• Kunde har udfyldt skema: Du kan her søge efter kunder, der har udfyldt et bestemt skema i en bestemt periode. Du kan finde dine skemaer i drop down menuen og vælge det, du vil bruge som søgekriterie. Husk at indstille perioden, da det som udgangspunkt vælges, at der kun skal søges på dags dato. 
• Kunde har IKKE udfyldt skema: Du kan her søge efter kunder, der IKKE har udfyldt et bestemt skema i en bestemt periode. Du finder de skemaer, du kan søge efter i drop down menuen. Husk også at indstille perioden, da det som udgangspunkt vælges, at der kun skal søges på dags dato.  

Genindkald:

• Kunde har aktiv genindkald: Du kan her søge efter kunder med et specifikt genindkald aktiveret. I dropdown-menuen kan du vælge en specifik genindkald-skabelon, og du søger dermed kun efter kunder med netop denne specifikke genindkald. 
• Kunde har IKKE aktiv genindkald: Du kan her søge efter kunder, der ikke har genindkald aktiveret. Vælger du en bestemt skabelon i dropdown-menuen, søger du kun efter kunder, der IKKE har denne specifikke genindkald.
   

Hvad enten du vælger at søge efter alle kunder eller at filtrere kunderne, vil du øverst på siden have mulighed for at vælge, om du vil sende via e-mail eller SMS, og om 'nyhedsbrev - ja, tak'-feltet skal respekteres. Som udgangspunkt er det markeret, at feltet skal respekteres, det vil sige, at hvis kunden har valgt ikke at modtage marketingsmateriale, vil der ikke blive sendt til den pågældende kunde. Du har dog mulighed for at vælge, at der skal sendes til alle kunder, ligegyldigt om de ønsker at modtage nyhedsbreve eller ej. Som hovedregel anbefales det, at 'nyhedsbrev - ja, tak'-feltet skal respekteres, da det som udgangspunkt ikke er lovligt at sende salgsrelateret materiale til kunder, der har fravalgt at modtage dette. I enkelte tilfælde kan man dog sende til alle kunder. Dette er tilfældet, når det udsendte materiale ikke er salgsrelateret, men driftsrelateret, f.eks. hvis du har haft brand/indbrud/oversvømmelse og derfor må lukke i en periode.

Når du har valgt de ønskede søgekriterier, trykkes der på 'Søg / filtrer'.

Du vil nu nederst se en oversigt over de kunder, der opfylder de valgte søgekriterier. Hvis der er nogle af kunderne, du ikke ønsker, skal modtage marketingsmaterialet, kan du fravælge kunderne ved at fjerne markeringen. Hvis du har mange kunder (500+), der opfylder søgekriterierne, vil du ikke kunne se en liste over kunderne her. I så fald kan du trykke på 'Eksporter markerede', hvor du vil få vist samtlige modtagere i et Excel-dokument.

Når du har valgt dine ønskede modtagere, har du øverst til højre mulighed for at at hente en allerede oprettet skabelon under 'Vælg skabelon' efterfulgt af 'Hent'.

Hvis ikke du henter en skabelon, men ønsker at skrive manuelt, skal du her indtaste e-mailens emne, mens e-mailens indhold indtastes i tekstfeltet.

Det anbefales, at du i alle dine marketingsemail indsætter et link, der giver dine kunder mulighed for at framelde sig nyhedsbreve. Linket indsættes i f.eks. bunden af e-mailen.

Errstatningskoden, der skal indsættes, er: [UNSUBSCRIBE_LINK]

Når du indsætter dette koden, omdannes det til linkteksten 'Afmeld nyhedsbrev' i dine emails. Når kunden trykker på dette link, kan vedkommende framelde sig.

Vær opmærksom på, at hvis du indtaster e-mailens indhold i Microsoft Word og ikke direkte i tekstfeltet, skal du tage visse forholdsregler. Når man kopierer direkte fra Word, vil tekstfeltet tage forskellige 'Word-koder' med, der gør, at indholdet kan blive ulæseligt. I stedet for at indsætte teksten direkte, skal du trykke på feltet benævnt 'Indsæt som ikke-formateret tekst'. På denne måde slettes alle 'Word-koder' nemt og hurtigt!

Du skal herefter lave den ønskede formatering direkte i tekstfeltet, det vil sige fremhæve med fed, ændre skriftstørrelser og ændre farver.

Inden du sender marketingsemailen, kan det være en god idé at sende en testmail til din egen e-mailadresse. På den måde kan du se, hvordan mailen ser ud for modtager, og du har mulighed for at rette eventuelle fejl. 

Når mailen er som ønsket, kan du sende marketingsemailen til de markerede modtagere ved at trykke på 'Send til alle' nedenunder 'Send til markerede modtagere'.